Zarządzanie czasem na home office – jak robić to dobrze?

20.04.2020

Zarządzanie czasem na home office – jak robić to dobrze?

Wielu z nas po raz pierwszy tak długo pracuje z domu i chociaż początki były łatwe i skupienie nie wymagało wielkiej pracy nad sobą teraz zaczyna być co raz trudniej. Badanie wykonane dla marki Lorus pokazuje, że najwięcej czasu marnujemy przez stanie w korkach oraz przez złe planowanie i prokrastynację. Pierwsza sprawa dla większości z nas obecnie jest rozwiązana, nad pozostałymi musimy zapanować. Monotonność dni przekłada się na to, że poszukujemy atrakcji, którą aktualnie wydaje się nawet zrobienie prania i odkurzanie. Jak więc należy zarządzać czasem, aby efektywnie pracować, a zarazem odnajdować harmonię między pracą w domu, odpoczynkiem a codziennymi zajęciami?

Wszystko zależy od planu.

Wydawać by się mogło, że plusem przebywania cały dzień w domu jest to, że wykonamy rzeczy odkładane przez brak czasu i chociaż na początku tak było – teraz motywacja spadła. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio planować dzień – zarówno jego część dotyczącą pracy jak i prywatną. Z badania „Czas ma znaczenie. Opinie i zwyczaje Polaków związane z czasem” zrealizowanym dla marki Lorus, wynika, że aż 36 proc. Polaków nie planuje swojego dnia. Zacznij od ustalenia godziny, o której wstajesz, jesz śniadanie oraz godzin pracy i się ich trzymaj. Oczywiście wielkim plusem pracy zdalnej jest elastyczność, ale może ona cię zgubić w nadmiarze. Jeśli możesz, zrobić godzinę przerwy w ciągu dnia – świetnie, przeznacz ją na coś co da głowie odpocząć na przykład ćwiczenia. Uznaj, że wyznaczony czas pracy jest niezmienny. Rozpoczynając ją stwórz listę rzeczy do zrobienia danego dnia i na koniec rozliczaj z niej siebie, dzięki temu unikniesz sytuacji, w której nagle będziesz siedzieć po kilkanaście godzin, aby odrobić straty ostatniego tygodnia. Podobnie postępuj ze sferą prywatną, ustal trzy najważniejsze rzeczy do zrobienia każdego dnia, może to być prasowanie lub wyniesienie śmieci, ważne, aby realizować chociaż małe założenia. Oczywiście nie każda minuta dnia musi być zaplanowana, natomiast ustalenia jasnych reguł chociaż jego części pozwoli na wprowadzenie rytmu, który pomoże także z nudą, znużeniem i brakiem motywacji w gorsze dni.

Okna czasowe – ważniejsze niż myślisz

Wyznaczone godziny to jedno, ale odpowiednie ich wykorzystywanie jest jeszcze ważniejsze. Ustalając działania do wykonania oszacuj, ile czasu zajmie ci realizacja każdego z nich i zapisz te godziny, połóż zegarek w widocznym miejscu i kontroluj na jakim etapie jesteś. Po wykonaniu każdej z czynności sprawdzaj, które zadania udało się wykonać w założonych widełkach, może dowiesz się czegoś o tym, które działania są dla ciebie mniej lub bardziej czasochłonne i będziesz to mógł wykorzystać planując swoje dni. „We wspomnianym wcześniej badaniu odsetek nieplanujących dnia i nieposiadających zegarka wynosi aż 56 proc., zaś dla posiadaczy zegarka – ledwie 30 proc. To potwierdza, że jest funkcjonalnym i przydatnym narzędziem, z którego chętnie korzystamy i dzięki któremu efektywniej kontrolujemy czas” – mówi Aleksandra Choińska, ekspert marki Lorus.

Blokuj czynniki zewnętrzne

Wycisz telefon prywatny i powiadomienia, zamknij niepotrzebne zakładki w przeglądarce, przerwę zrób dopiero po wykonaniu czekającego na ciebie zadania. Może to trwać 45 minut, może 3 godziny, ważne, abyś skończył. Ta rada przyda się szczególnie jeśli masz problemy z koncentracją, ale też, jeśli chcesz szybko skończyć zaplanowane rzeczy. Jeśli to nie działa, spróbuj mniejszych kroków – przez 20 min nie rób niczego innego poza wyznaczonym zadaniem, nawet jeśli znaczy to, że będziesz miał się patrzeć w pustą kartkę na ekranie komputera, a kolejne 5 przeznacz na co tylko chcesz. Dzięki temu skupisz się na zadaniu i zobaczysz, że po chwili przerwy odbywać się będą po co raz dłuższym czasie, ponieważ szkoda będzie odrywać się przed osiągnięciem celu.

Zaplanuj czas na reset

W porze lunchowej zjedz na spokojnie, nie siedząc przed komputerem, ani żadnym urządzeniem elektronicznym, doceń to, że w końcu możesz delektować się potrawą nie odgrzaną w mikrofalówce. Pracując z biura pojawiają się różne formy przerw – rozmowa ze współpracownikami, przerwa na zrobienie kawy, przejście się po biurze po paczkę od kuriera, podobne przerwy zaplanuj dla siebie podczas dnia w domu. Zapewnisz, dzięki temu chwilę odpoczynku dla głowy i ze zdwojoną siłą wrócisz do działania. Chociaż bardzo byśmy chcieli – nasze głowy nie będą pracować przez osiem godzin bez żadnej przerwy.

Wyznacz przestrzeń

Miejsce, w którym pracujesz powinno być twoim biurem, a jego autonomia powinna działać w dwie strony. Nie pracuj w miejscu odpoczynku – na przykład w łóżku, w którym będzie ci niewygodnie i nie będziesz mógł wykonywać nic poza scrollowaniem, ale też nie mieszaj „biura” do przestrzeni domowej. Idealnie by było gdybyś mógł przeznaczyć jedno miejsce i tylko w nim trzymać rzeczy związane z obowiązkami zawodowymi, jeśli takiego nie posiadasz – pakuj wszystko po skończonym dniu do torby i rozstawiaj ponownie kolejnego dnia. Postaw granicę między światem prywatnym a zawodowym, dzięki temu nie będą one kusić w godzinach przeznaczonych na jeden z nich. Pamiętaj także żeby przestrzeń pracy była czysta i wolna od przedmiotów, które są w niej niepotrzebne i mogą rozpraszać.